Praxisgründung
IT-Checkliste für die Praxisgründung
Bei einer Praxisgründung ist die IT selten das Thema, das früh auf der Liste steht — und fast immer das, was am Ende drängt. Diese Checkliste ist nach dem Zeitpunkt sortiert, zu dem etwas passieren muss, nicht nach Wichtigkeit.
Sofort nach Unterschrift des Mietvertrags
Zwei Dinge lassen sich durch nichts beschleunigen — weder durch Geld noch durch gute Beziehungen. Beide gehören auf den Tag beauftragt, an dem die Räume feststehen.
- Geschäftsinternetanschluss beauftragen. An einer neuen Adresse können mehrere Monate vergehen, insbesondere wenn Tiefbau nötig ist. Das ist der häufigste Grund für verschobene Eröffnungstermine.
- Praxisausweis und elektronischen Heilberufsausweis beantragen. Die Bearbeitung braucht Vorlauf, und ohne beide läuft am ersten Tag keine Versichertenstammdatenprüfung.
In der Grundrissphase
Solange nur Linien auf Papier verschoben werden, kostet eine Änderung nichts. Sobald gebaut ist, kostet sie viel. Diese Punkte gehören deshalb vor die Elektroausschreibung.
- Technikraum festlegen: abschließbar, belüftet, nicht im feuchten Keller, nicht neben dem Wartezimmer (Serverlüfter sind hörbar)
- Bedarf je Raum durchgehen: Behandlung, Röntgen, Empfang, Labor, Büro, Sozialraum
- Pro Arbeitsplatz mindestens zwei Netzwerkdosen einplanen, im Empfangsbereich mehr
- Positionen für Access Points festlegen — sie brauchen jeweils eine eigene Leitung
- Reserveleitungen einplanen: die günstigste Erweiterung ist die, die schon liegt
- Stromversorgung im Technikraum: eigener Stromkreis, ausreichend Steckdosen, Platz für die unterbrechungsfreie Stromversorgung
Während des Rohbaus
- Verkabelung verlegen lassen, solange die Wände offen sind
- Leitungen beschriften — jede einzeln, an beiden Enden
- Verteilerschrank setzen und Kabel auflegen
- Alle Strecken messen lassen und Messprotokolle zu den Unterlagen nehmen
Rund acht Wochen vor Eröffnung
- Praxissoftware endgültig auswählen und Installationstermin mit dem Hersteller vereinbaren
- Serverhardware und Arbeitsplätze bestellen — Lieferzeiten einplanen
- TI-Komponenten und Kartenterminals bestellen
- Telefonanlage und Rufnummer klären
- Falls Sie eine Praxis übernehmen: Datenmigration terminieren und Testlauf ansetzen
Rund vier Wochen vorher
- Server aufbauen, Software installieren, Arbeitsplätze einrichten
- Bildgebung und Medizingeräte anbinden und mit Testaufnahmen prüfen
- TI-Anbindung in Betrieb nehmen und Kartenlesen testen
- Sicherung einrichten — und einmal komplett zurückspielen, nicht nur einschalten
- Drucker einrichten, Formulare testen, Etiketten prüfen
Rund zwei Wochen vorher
- Teamschulung mit echten Abläufen und Testpatienten, nicht mit Folien
- Notfallzettel erstellen: Wen ruft wer an, wenn was ausfällt — auf Papier
- Probelauf eines kompletten Tagesablaufs von der Anmeldung bis zur Abrechnung
Was regelmäßig schiefgeht
Aus unserer Erfahrung sind es fast immer dieselben drei Punkte: Der Internetanschluss wurde zu spät beauftragt. Die Karten für die Telematikinfrastruktur sind am Eröffnungstag noch nicht da. Und die Sicherung wurde eingerichtet, aber nie getestet — was erst Monate später auffällt, wenn sie gebraucht wird.
Alle drei sind vermeidbar und kosten nichts außer Vorlauf.
Häufige Fragen
Für die Umsetzung reichen etwa acht Wochen. Für die Planung sollten Sie deutlich früher anfangen — idealerweise in der Grundrissphase, weil dort die Entscheidungen fallen, die sich später nur teuer korrigieren lassen.
Dieser Beitrag beschreibt technische Zusammenhänge und ersetzt keine Rechts- oder Abrechnungsberatung. Verbindliche Auskünfte zu Vorgaben, Fristen und Nachweispflichten erteilen Ihre Kassenärztliche bzw. Kassenzahnärztliche Vereinigung sowie die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.
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