TI-Störung: strukturiert eingrenzen statt raten

Die entscheidende Frage zuerst

Alles hängt an einer Unterscheidung: Liegt die Störung bei Ihnen in der Praxis oder außerhalb? Diese Frage lässt sich mit drei Beobachtungen fast immer beantworten, bevor irgendjemand eine Hotline anruft.

• Betrifft es alle Arbeitsplätze oder nur einen? Nur einer heißt fast immer: lokales Problem an diesem Gerät.
• Funktioniert normales Internet — lässt sich eine beliebige Webseite aufrufen? Wenn nein, ist es kein TI-Problem, sondern ein Leitungsproblem.
• Hat es zuvor funktioniert und wurde in der Zwischenzeit etwas geändert — ein Update, ein Neustart, ein neues Gerät?

Was die Praxis sofort selbst prüfen kann

Diese Schritte kann jede Praxis ohne technisches Wissen durchgehen. Sie lösen einen erheblichen Teil der Fälle und liefern in den übrigen die Information, die für den Hotline-Anruf gebraucht wird.

• Steckt das Kartenterminal fest in Strom und Netzwerk? Leuchtet es normal?
• Ist die Karte richtig herum eingesteckt und nicht beschädigt?
• Zeigt das Terminal eine Fehlermeldung? Wörtlich notieren, auch die Nummer.
• Funktioniert das Lesen an einem zweiten Arbeitsplatz oder mit einem zweiten Terminal?
• Lässt sich eine normale Webseite aufrufen?
• Ist eine Karte oder ein Zertifikat kürzlich abgelaufen? Ablaufdaten prüfen.

Die häufigste Ursache ist unspektakulär

Nach unserer Erfahrung sind abgelaufene Karten oder Zertifikate die häufigste Einzelursache für plötzliche TI-Ausfälle in Praxen, die vorher monatelang problemlos liefen. Der Ausfall kommt dann ohne Vorwarnung an einem beliebigen Morgen.

Vermeidbar ist das durch eine simple Fristenliste: Welche Karte, welches Zertifikat läuft wann ab, und wann muss die Nachfolgebeantragung starten. Für betreute Praxen führen wir diese Liste und melden uns rechtzeitig — mit genug Vorlauf, denn die Beantragung geht selten schnell.

Dokumentieren Sie den Ausfall

Unabhängig von der Ursache: Notieren Sie Beginn, Ende, betroffene Funktionen und die konkreten Fehlermeldungen. Diese Dokumentation brauchen Sie möglicherweise gegenüber Ihrer KV beziehungsweise KZV, um nachzuweisen, dass ein Ausfall nicht in Ihrem Verantwortungsbereich lag.

Ein einfaches Formular am Empfang reicht — Datum, Uhrzeit von und bis, was ging nicht, welche Meldung stand auf dem Bildschirm. Im Nachhinein lässt sich das nicht mehr rekonstruieren.

Was in der Zwischenzeit möglich ist

Für den Fall, dass die Versichertenstammdatenprüfung nicht möglich ist, gibt es geregelte Ersatzverfahren. Welche das konkret sind und was dabei zu dokumentieren ist, sagt Ihnen Ihre KV beziehungsweise KZV verbindlich — das ist ausdrücklich keine technische, sondern eine abrechnungsrechtliche Frage.

Technisch sinnvoll ist, diesen Ablauf vorher einmal aufzuschreiben und griffbereit zu haben. Am Morgen eines Ausfalls sucht niemand nach einem Rundschreiben.