Ein Backup-Konzept, das im Ernstfall trägt

Die Grundregel: drei, zwei, eins

Die bewährte Faustregel lautet: mindestens drei Kopien Ihrer Daten, auf mindestens zwei unterschiedlichen Medientypen, davon mindestens eine außerhalb der Praxisräume.

Die dritte Kopie ist die, an der es meist scheitert. Der Grund, warum sie außer Haus muss, ist unromantisch: Bei Feuer, Wasserschaden oder Einbruch nützt die beste Sicherung nichts, wenn sie im selben Raum steht wie der Server. Eine externe Festplatte, die dauerhaft daneben liegt, ist keine dritte Kopie — sie ist eine zweite Kopie am selben Ort.

Warum eine externe Festplatte allein nicht reicht

Die häufigste Sicherungslösung in kleinen Praxen ist eine dauerhaft angeschlossene externe Festplatte. Sie hat drei Schwächen, die im Ernstfall alle gleichzeitig zuschlagen.

• Ein Verschlüsselungstrojaner verschlüsselt sie mit — sie ist ja angeschlossen und beschreibbar
• Sie liegt am selben Ort und teilt jedes physische Risiko mit dem Server
• Sie fällt irgendwann selbst aus, meist unbemerkt, weil niemand die Sicherung prüft

Unveränderliche Sicherungen

Moderne Verschlüsselungsangriffe folgen einem festen Muster: Sie verschaffen sich Zugang, bleiben eine Weile unbemerkt, suchen und zerstören zuerst die Sicherungen und verschlüsseln erst danach die Produktivdaten. Wer dann noch ein Backup hat, verhandelt nicht.

Die Gegenmaßnahme sind unveränderliche Sicherungen: Kopien, die für einen festgelegten Zeitraum technisch nicht gelöscht oder überschrieben werden können — auch nicht mit administrativen Rechten, auch nicht durch jemanden mit vollem Zugriff. Das ist heute der wichtigste einzelne Baustein eines Praxis-Backups.

Was oft nicht mitgesichert wird

Bei Praxisübernahmen finden wir regelmäßig Sicherungen, die zuverlässig laufen und trotzdem unvollständig sind. Die häufigsten Lücken:

• Das Bildarchiv, weil es außerhalb des Praxissoftware-Ordners liegt
• Daten von Medizingeräten mit eigener Ablage
• Die Datenbank, weil sie im laufenden Betrieb nicht konsistent kopiert wurde
• Dokumente auf einzelnen Arbeitsplätzen, die nie auf dem Server gelandet sind
• Konfigurationen und Lizenzschlüssel, ohne die eine Neuinstallation stockt

Der Test ist der Kern

Ein Sicherungsauftrag, der grün meldet, sagt aus, dass Daten geschrieben wurden — nicht, dass sich daraus eine arbeitsfähige Praxis wiederherstellen lässt. Das erfährt man ausschließlich durch Ausprobieren.

Ein sinnvoller Rhythmus: monatlich eine einzelne Datei zurückholen, halbjährlich ein komplettes System in eine isolierte Testumgebung. Beides mit Protokoll — Datum, Umfang, gemessene Dauer. Diese Protokolle sind gleichzeitig Ihr Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht und Ihrer Versicherung.

Zwei Zahlen, die Sie kennen sollten

Erstens: Wie viel Arbeit geht im schlimmsten Fall verloren? Bei einer nächtlichen Sicherung ist das ein voller Behandlungstag. Zweitens: Wie lange dauert es, bis wieder gearbeitet werden kann?

Beide Werte lassen sich verkürzen, beides kostet Geld. Wichtig ist, sie zu kennen und bewusst zu entscheiden — statt sie im Schadensfall zum ersten Mal zu erfahren.